Masalah registrasi yang sering terjadi
Di acara kantor maupun instansi pemerintahan, seperti pelantikan, rapat kerja, dan seminar, meja registrasi adalah kesan pertama peserta. Antrean panjang di depan pintu, nama yang tidak ditemukan di daftar cetak, dan peserta VIP yang harus menunggu bersama tamu umum langsung terlihat oleh atasan dan klien. Setelah acara, panitia masih harus merekap kehadiran dari kertas atau spreadsheet yang diisi beberapa orang sekaligus.
DTamu menyelesaikan itu dari hulu ke hilir: undangan dengan identitas perusahaan, registrasi QR yang cepat, dan laporan yang siap diserahkan begitu acara selesai.
Dari daftar Excel sampai laporan kehadiran
- Impor daftar tamu. Unggah daftar dari Excel atau CSV, lengkap dengan kategori VIP dan reguler.
- Kirim undangan. Setiap peserta menerima link dengan namanya sendiri dan QR pribadi, lewat WhatsApp resmi atau dibagikan sendiri.
- Konfirmasi hadir. Peserta mengisi RSVP, sehingga panitia tahu perkiraan jumlah yang datang sebelum hari H.
- Registrasi di tempat. Peserta menunjukkan QR, crew memindai, dan kehadiran tercatat. Peserta yang tidak terdaftar dicatat sebagai walk-in.
- Laporan. Kehadiran terpantau real-time selama acara dan bisa diekspor ke Excel dan PDF.
Fitur untuk acara kantor dan instansi pemerintahan
| Kebutuhan panitia | Yang disediakan DTamu |
|---|---|
| Daftar tamu dari HR atau sekretariat | Impor Excel/CSV dengan kategori VIP dan reguler |
| Registrasi cepat | Scan QR dengan kamera perangkat atau scanner barcode USB/Bluetooth |
| Peserta tidak terdaftar | Walk-in tercatat langsung di meja registrasi |
| Identitas perusahaan | Logo dan warna perusahaan di undangan dan hasil desain AI |
| Laporan untuk atasan | Laporan real-time, ekspor Excel dan PDF |
| Internet venue tidak stabil | Check-in tetap jalan offline, sinkron saat jaringan kembali |
Brand kit perusahaan dan cetak ID card sedang disiapkan dan akan segera tersedia.
Kategori peserta yang memudahkan panitia
Kategori yang ditetapkan saat impor daftar peserta ikut terbawa sampai hari H. Panitia bisa menyiapkan jalur atau meja terpisah untuk VIP dan pembicara, sementara peserta reguler masuk lewat meja utama. Karena kategori tercatat bersama kehadiran, laporan setelah acara langsung menunjukkan berapa peserta dari tiap kategori yang benar-benar datang, tanpa perlu menghitung ulang dari daftar terpisah.
Undangan digital perusahaan dengan identitas brand
Undangan acara kantor tidak harus terlihat seperti undangan pernikahan yang diganti teksnya. Unggah logo dan warna perusahaan, lalu semua template dan hasil desain AI menyesuaikan. Ceritakan jenis acaranya, misalnya peluncuran produk atau gathering tahunan, dan AI menyiapkan beberapa varian desain yang bisa dirapikan lewat chat.
Seperti undangan lainnya, RSVP, QR tamu, nama peserta, dan info acara selalu dipasang oleh platform, sehingga desain apa pun tetap berfungsi sebagai undangan resmi.
Check-in yang tidak bergantung pada Wi-Fi venue
Ballroom hotel dan gedung pertemuan sering punya jaringan yang padat saat acara berlangsung. Buku tamu digital DTamu mengunduh seluruh daftar peserta ke perangkat sebelum acara. Indikator “Siap offline” hanya hijau bila data di perangkat lengkap, sehingga crew tahu meja registrasi siap sebelum pintu dibuka. Beberapa perangkat bisa saling sinkron lewat hotspot lokal, dan semua catatan dikirim ke dashboard panitia begitu jaringan kembali.
Perangkat yang dipakai bisa laptop atau PC Windows 10/11, tablet, dan HP Android. Untuk antrean panjang, scanner barcode USB atau Bluetooth mempercepat registrasi, dan printer termal bisa mencetak label.
Persiapan registrasi dari H-7 sampai hari H
Registrasi yang lancar hampir selalu ditentukan sebelum acara. Berikut urutan yang kami sarankan untuk panitia:
H-7: rapikan daftar peserta. Satukan daftar dari setiap divisi ke satu berkas Excel atau CSV. Pastikan setiap peserta punya nama lengkap dan nomor WhatsApp, lalu tandai kategori seperti VIP, pembicara, media, dan reguler. Daftar yang rapi di tahap ini mencegah nama ganda di hari H.
H-5: kirim undangan. Impor daftar ke DTamu dan kirim link personal ke setiap peserta. Pantau RSVP selama beberapa hari pertama; peserta yang belum merespons bisa dihubungi ulang oleh panitia.
H-1: kirim pengingat dan kunci data. Pengingat H-1 lewat WhatsApp mengingatkan peserta untuk membawa QR. Setelah itu, unduh daftar final ke perangkat registrasi dan pastikan indikator “Siap offline” hijau.
Hari H: buka meja lebih awal. Siapkan meja registrasi sebelum peserta pertama datang. Pisahkan jalur VIP bila perlu, dan siapkan satu perangkat khusus untuk peserta walk-in agar antrean utama tetap bergerak.
Setelah acara: ekspor laporan. Unduh laporan kehadiran dalam Excel atau PDF untuk diserahkan ke atasan, lalu tutup acara di aplikasi agar data terhapus dari perangkat crew.
Layar sapa dan crew di hari H
Untuk acara yang ingin menyambut peserta secara personal, layar sapa menampilkan nama peserta yang baru check-in. Layar ini tersambung ke laptop hub di meja registrasi dan tetap menyala tanpa internet. Kamera selfie tersedia sebagai add-on.
Crew kami bisa menjaga meja registrasi dari persiapan sampai acara selesai: menyiapkan perangkat, memastikan data siap offline, dan menangani peserta walk-in. Login crew memakai PIN, dan data peserta dihapus otomatis dari perangkat saat acara ditutup. Lihat detail paket di halaman crew penerima tamu.
Pengalaman di acara figur publik
Sejak 2011 kami menjaga meja penerima tamu di acara yang menuntut ketelitian tinggi, termasuk resepsi Citra Kirana dan Rezky Aditya serta rangkaian pernikahan Kaesang dan Erina. Standar yang sama kami bawa ke seminar, gathering, dan acara perusahaan lainnya.
Harga crew dan perangkat bergantung pada tanggal, lokasi, durasi, dan jumlah tamu. Paket yang bisa dipesan sendiri tercantum di halaman harga.