Crew penerima tamu yang menjaga meja tamu sampai acara selesai

Crew penerima tamu DTamu bekerja dalam tiga tahap. Sebelum acara, crew menyiapkan perangkat dan memastikan seluruh daftar tamu sudah tersimpan di perangkat. Indikator “Siap offline” harus hijau sebelum pintu dibuka; itu tanda bahwa meja penerima tamu tidak lagi bergantung pada internet gedung.

Selama acara, crew menyambut tamu, memindai QR dari undangan digital atau mencari nama tamu, dan mencatat jumlah pendamping. Souvenir dan angpao dicatat per tamu, sehingga tidak ada souvenir yang terbagi dua kali dan keluarga tahu siapa memberi apa. Tamu yang tidak terdaftar dicatat sebagai walk-in tanpa membuat antrean berhenti.

Setelah acara, crew menutup acara di aplikasi. Data tamu terhapus otomatis dari perangkat crew, dan laporan kehadiran tetap tersedia untuk keluarga atau panitia.

Crew penerima tamu adalah bagian dari paket all-in hari H DTamu: undangan digital, RSVP dan QR tamu, crew dengan perangkat, layar sapa, dan laporan kehadiran dalam satu tim. Paket crew di bawah ini menunjukkan jumlah crew dan perangkat menurut jumlah tamu; undangan dan buku tamunya mengikuti paket all-in yang sama.

Isi setiap paket sudah jelas; harganya kami hitungkan sesuai tanggal, lokasi, durasi, dan jumlah tamu.

Hari H Reguler adalah paket yang paling sering dipilih untuk resepsi. Untuk lebih dari 1.000 tamu dan acara multi-sesi, paket Signature menyediakan crew lengkap, layar sapa, dan desain custom dari tim studio.

Setiap acara punya kebutuhan berbeda, jadi beberapa layanan bisa ditambahkan lewat konsultasi:

• Pagar Ayu untuk menyambut tamu di pintu masuk.
• Crew tambahan untuk pintu masuk yang lebih dari satu atau tamu yang datang hampir bersamaan.
• Tambahan jam untuk acara yang berlangsung lebih lama dari rencana.
• Layar sapa yang menampilkan nama tamu saat check-in.
• Kamera selfie untuk kenang-kenangan tamu.
• Kartu QR fisik untuk tamu yang lebih nyaman dengan undangan kertas.
• Branding korporat untuk acara perusahaan.

Layar sapa menampilkan nama tamu yang baru check-in di dekat pintu masuk. Bagi tamu, ini sambutan kecil yang terasa personal; bagi keluarga, ini cara melihat siapa yang baru datang tanpa harus berdiri di meja penerima tamu. Layar sapa tersambung ke laptop hub di meja dan tetap menyala tanpa internet. Layar sapa termasuk di paket Reguler dan Grand, dan bisa ditambahkan ke paket Intimate. Untuk acara perusahaan, tampilan layar sapa bisa memakai identitas perusahaan lewat add-on branding korporat.

Crew membawa perangkat check-in dan printer termal untuk label sesuai paket. Aplikasi buku tamu berjalan di laptop atau PC Windows 10/11, tablet, dan HP Android, sehingga perangkat bisa ditambah bila tamu datang lebih ramai dari perkiraan. Semua perangkat saling sinkron lewat hotspot lokal selama acara, lalu mengirim catatan ke dashboard begitu jaringan kembali.

Sejak 2011 kami menjaga meja penerima tamu dari akad yang intim sampai resepsi yang diliput media. Kami pernah menangani rangkaian pernikahan Kaesang dan Erina, dari pengajian, siraman, dan midodareni sampai akad nikah, serta resepsi Citra Kirana dan Rezky Aditya. Pengalaman itu membuat crew terbiasa dengan acara yang berlangsung beberapa hari, tamu figur publik, dan susunan acara yang bisa berubah di menit terakhir.

Selain pernikahan, crew yang sama menangani lamaran, ngunduh mantu, seminar, dan gathering. Untuk acara kantor, lihat juga halaman acara perusahaan.

Sebagian besar masalah di meja penerima tamu bisa dicegah sebelum acara. Ini checklist yang kami pakai, dan bisa kamu pakai juga bila meja dijaga keluarga sendiri:

• Daftar tamu final. Kunci daftar tamu sehari sebelum acara. Perubahan di menit terakhir tetap bisa dicatat sebagai walk-in.
• Data siap offline. Pastikan setiap perangkat menunjukkan indikator “Siap offline” hijau sebelum pintu dibuka.
• Daya perangkat. Siapkan stop kontak dan kabel cadangan di dekat meja; acara bisa berlangsung berjam-jam.
• Posisi meja. Letakkan meja di jalur masuk yang tidak tertutup antrean prasmanan atau foto, dengan ruang untuk tamu berdiri.
• Souvenir dan angpao. Tentukan siapa yang memegang souvenir dan di mana angpao disimpan, lalu catat keduanya di aplikasi per tamu.
• Tamu khusus. Beri tahu crew tamu VIP atau keluarga inti yang perlu diarahkan langsung ke tempat duduk tertentu.
• Penutupan. Setelah tamu terakhir, tutup acara di aplikasi dan serahkan laporan kehadiran ke keluarga.

Tidak semua acara butuh crew. Untuk acara yang lebih kecil, keluarga bisa menjaga meja penerima tamu sendiri dengan paket Undangan + Buku Tamu Online. Paket ini menyediakan QR unik per tamu yang bisa dipindai memakai HP sendiri, serta laporan kehadiran real-time, tanpa crew dan perangkat dari kami. Checklist di atas tetap berlaku. Bila belakangan tamunya bertambah atau keluarga ingin fokus menyambut tamu, crew hari H bisa ditambahkan lewat konsultasi, dan daftar tamu yang sudah ada tetap dipakai.

Isi form cek tanggal dengan tanggal, kota, dan perkiraan jumlah tamu, atau langsung chat WhatsApp. Tim kami mengecek ketersediaan crew pada tanggal itu dan mengirim penawaran. Undangan digitalnya bisa kamu buat sendiri lebih dulu; paket dan harga yang bisa dipesan sendiri ada di halaman harga.